Contatti e collaboratori
Due sezioni diverse ma vicine: la rubrica delle persone che ti scrivono, e l'elenco di chi nella tua azienda può rispondere.
I contatti
La rubrica si riempie da sola: ogni volta che qualcuno ti scrive per la prima volta da un canale qualsiasi, viene creata la sua scheda con il recapito da cui è arrivato. Non devi inserire niente a mano.
Aprendo un contatto vedi tutte le conversazioni che ha avuto con te, anche su canali diversi: se un cliente ti ha scritto su WhatsApp a marzo e via email a settembre, lo scopri da lì. È il modo più veloce per capire con chi stai parlando prima di rispondere.
Aggiungere e importare
Puoi aggiungere una persona a mano con il modulo a destra, oppure caricarne molte in una volta con l'importazione: si incolla un elenco con nome, email e telefono, una riga per persona, separati da punto e virgola. È il formato che esce da quasi tutti i gestionali e dai fogli di calcolo.
Il telefono va scritto in formato internazionale, con il prefisso del paese. Un numero senza prefisso non può essere agganciato alle conversazioni WhatsApp.
Esportare
Il pulsante in alto scarica l'elenco in un file che si apre con un foglio di calcolo. Utile per una campagna, o semplicemente per tenere una copia.
I contatti sono dati personali dei tuoi clienti. Esportali solo quando ti servono davvero e non lasciare il file in giro: la responsabilità di quel file, una volta scaricato, è tua.
Il team
Qui inviti i tuoi collaboratori a usare la console. Serve solo il loro indirizzo email: ricevono l'accesso e possono cominciare a rispondere.
Ci sono due ruoli:
- Titolare — vede e cambia tutto: assistente, canali, piano, fatturazione, e può invitare o rimuovere altre persone.
- Operatore — lavora sulle conversazioni. Non tocca la configurazione dell'assistente né l'abbonamento.
Nel dubbio, invita come operatore. È il ruolo giusto per chi risponde ai clienti: può fare tutto il lavoro quotidiano senza rischiare di cambiare per sbaglio il comportamento dell'assistente per tutti.
Il ruolo si cambia in qualsiasi momento con un clic, e la rimozione toglie solo l'accesso: le conversazioni che quella persona ha gestito restano dove sono.
Quando siete in più di uno
Con più persone che rispondono, prendete l'abitudine di usare Assegna nelle conversazioni: senza, capita che in due rispondiate allo stesso cliente, oppure che nessuno lo faccia perché ognuno pensava toccasse all'altro. Il filtro Assegnate a me nella bacheca esiste apposta.